Passare da Microsoft 365 a Nextcloud: come effettuare il passaggio

Il passaggio da Microsoft 365 a Nextcloud avviene in cinque fasi: registrare i servizi utilizzati, definire l'immagine target, configurare Nextcloud, migrare i dati dipartimento per reparto e formare il team. Il passo più importante viene prima – chiarire quali funzioni Microsoft sono davvero necessarie. Spesso, un cambio parziale ha più senso di uno completo.

Le ragioni del passaggio sono solitamente la protezione dei dati, l'aumento dei costi delle licenze o il desiderio di non dipendere da un fornitore statunitense. Se Nextcloud sia fondamentalmente una buona scelta viene spiegato nell'articolo Nextcloud come alternativa a Microsoft 365. Si tratta del come.

Fase 1: Inventario

Elenca cosa viene effettivamente usato nella vita quotidiana:

• File: OneDrive, librerie SharePoint, file dei canali Teams
• Comunicazione: chat Teams e videoconferenza
• Email e calendario: Exchange Online, Outlook
• Office: Word, Excel, PowerPoint – nel browser o come programma desktop
• Casi particolari: macro Excel, Power Automate, liste SharePoint, applicazioni specialistiche con connessione Microsoft

Fase 2: Definire l'immagine target

Non tutte le funzioni devono essere sostituite. Un'immagine target comune: file e condivisioni su Nextcloud, videoconferenze tramite Nextcloud Talk, e-mail, rimane per il momento con un fornitore comprovato. Gli specialisti Excel mantengono la licenza desktop, il resto funziona con Nextcloud Office nel browser.

Fase 3: Configurare Nextcloud

Server in Germania o presso la tua sede, registrazione tramite un sistema centrale di account se possibile, integrazione con Office, backup, quote di archiviazione. Se vuoi usare diversi strumenti con un solo accesso, troverai le basi nell'articolo Single Sign-on per PMI.

Fase 4: Migrazione dei dati – dipartimento per dipartimento

1. Scegli un reparto pilota aperto a nuove novità.
2. la struttura delle cartelle Pulisci prima di spostarti: elimina le vecchie copie e duplica le versioni.
3. Trasferisci i dati e crea nuove condivisioni – La condivisione dei link da OneDrive non funzionerà più dopo il trasferimento.
4. parallelo per due settimane Lavora in, poi imposta la vecchia presentazione su "solo lettura".
5. Dipartimento successivo.

Fase 5: Formazione e supporto

La maggior parte delle domande arriva nella prima settimana: Dov'è la mia cartella? Come posso condividere qualcosa con un cliente? Come lavoro offline? Un breve briefing per reparto e una persona di contatto per domande decidono se il team accetta la nuova soluzione.

Ostacoli tipici

• File Excel con macro o link esterni
• Applicazioni aziendali che funzionano solo con SharePoint o Outlook
• Fase parallela troppo breve
• Dimenticato di condividere con persone esterne
• Migrazione delle email nello stesso passaggio dei file – meglio separarli

Fai il cambio con noi

Pianifichiamo la transizione con te, configuriamo Nextcloud, ci occupiamo della migrazione e accompagniamo le prime settimane. Se parti di Microsoft 365 si rivelano indispensabili, costruiamo una soluzione mista invece di un dogma. Per i flussi di lavoro che prima venivano eseguiti tramite Power Automate, usiamo n8n.

La consulenza e l'implementazione accompagnata sono idonee al finanziamento: attraverso il coaching INQA, il governo federale copre l'80% dei costi di consulenza fino a 1.200 € al giorno per un massimo di 12 giorni, cioè fino a 11.520 € di sussidio. Nel Meclemburgo-Pomerania Occidentale e negli altri nuovi stati federali, anche il finanziamento BAFA per la consulenza è idoneo all'80% fino al 31.12.2026 (50% nei vecchi stati federali). Il finanziamento è previsto per la consulenza, non per il software. Il controllo dei finanziamenti mostra quale programma si adatta.

Domande Frequenti

Quanto tempo ci vuole per passare da Microsoft 365 a Nextcloud?

Per un'azienda con 20-50 dipendenti, due o tre mesi sono realistici, inclusa una fase pilota e la migrazione dipartimento per dipartimento. La trasmissione pura dei dati è solitamente la parte più piccola.

Posso tenere Microsoft 365 parzialmente?

Sì. File e videoconferenze spesso migrano su Nextcloud, mentre le email o le singole licenze Office rimangono. Una soluzione mista è spesso più economica di un cambiamento completo.

Cosa succede alle chat di Teams?

Le cronologie delle chat esistenti di solito non possono essere trasferite in modo significativo. I contenuti importanti dovrebbero essere salvati come documento in anticipo.

I file Word ed Excel funzionano in Nextcloud?

Sì, Nextcloud Office apre e modifica i formati comuni di Office nel browser. I file con macro o formule complesse dovrebbero essere testati in anticipo.

Stai pensando di fare il passaggio? Parliamo della pagina dei contatti. tua situazione iniziale tramite la