Von Microsoft 365 zu Nextcloud wechseln: So gelingt der Umstieg

Der Wechsel von Microsoft 365 zu Nextcloud gelingt in fünf Phasen: genutzte Dienste erfassen, Zielbild festlegen, Nextcloud einrichten, Daten abteilungsweise migrieren und das Team schulen. Der wichtigste Schritt kommt zuerst – zu klären, welche Microsoft-Funktionen wirklich gebraucht werden. Oft ist ein teilweiser Umstieg sinnvoller als ein kompletter.

Gründe für den Wechsel sind meist Datenschutz, steigende Lizenzkosten oder der Wunsch, nicht von einem US-Anbieter abhängig zu sein. Ob Nextcloud grundsätzlich passt, beantwortet der Beitrag Nextcloud als Alternative zu Microsoft 365. Hier geht es um das Wie.

Phase 1: Bestandsaufnahme

Listen Sie auf, was im Alltag tatsächlich genutzt wird:

• Dateien: OneDrive, SharePoint-Bibliotheken, Teams-Kanaldateien
• Kommunikation: Teams-Chat und Videokonferenzen
• E-Mail und Kalender: Exchange Online, Outlook
• Office: Word, Excel, PowerPoint – im Browser oder als Desktop-Programm
• Sonderfälle: Excel-Makros, Power Automate, SharePoint-Listen, Fachanwendungen mit Microsoft-Anbindung

Phase 2: Zielbild festlegen

Nicht jede Funktion muss ersetzt werden. Ein häufiges Zielbild: Dateien und Freigaben in Nextcloud, Videokonferenzen über Nextcloud Talk, E-Mail bleibt zunächst bei einem bewährten Anbieter. Excel-Spezialisten behalten ihre Desktop-Lizenz, der Rest arbeitet mit Nextcloud Office im Browser.

Phase 3: Nextcloud einrichten

Server in Deutschland oder bei Ihnen, Anmeldung möglichst über ein zentrales Konto-System, Office-Integration, Backups, Speicher-Kontingente. Wer mehrere Werkzeuge mit einem Login nutzen will, findet im Beitrag Single Sign-on für KMU die Grundlagen.

Phase 4: Daten migrieren – abteilungsweise

1. Pilotabteilung wählen, die offen für Neues ist.
2. Ordnerstruktur aufräumen, bevor sie umzieht: Alte Kopien und doppelte Versionen löschen.
3. Daten übertragen und Freigaben neu anlegen – Freigabelinks aus OneDrive funktionieren nach dem Umzug nicht mehr.
4. Zwei Wochen parallel arbeiten, dann alte Ablage auf „nur lesen“ stellen.
5. Nächste Abteilung.

Phase 5: Schulung und Begleitung

Die meisten Rückfragen kommen in der ersten Woche: Wo ist mein Ordner? Wie teile ich etwas mit einem Kunden? Wie arbeite ich offline? Eine kurze Einweisung pro Abteilung und ein Ansprechpartner für Fragen entscheiden darüber, ob das Team die neue Lösung annimmt.

Typische Stolpersteine

• Excel-Dateien mit Makros oder externen Verknüpfungen
• Fachanwendungen, die nur mit SharePoint oder Outlook zusammenarbeiten
• zu kurze Parallelphase
• Freigaben für Externe vergessen
• E-Mail-Umzug im selben Schritt wie die Dateien – lieber trennen

Mit uns umsteigen

Wir planen den Umstieg mit Ihnen, richten Nextcloud ein, übernehmen die Migration und begleiten die ersten Wochen. Wenn sich Teile von Microsoft 365 als unverzichtbar herausstellen, bauen wir eine Mischlösung statt eines Dogmas. Für Workflows, die bisher über Power Automate liefen, nutzen wir n8n.

Die Beratung und begleitete Einführung ist förderfähig: Über INQA-Coaching übernimmt der Bund 80 % der Beratungskosten von bis zu 1.200 € pro Tag für bis zu 12 Tage, also bis zu 11.520 € Zuschuss. In Mecklenburg-Vorpommern und den anderen neuen Bundesländern kommt bis zum 31.12.2026 auch die BAFA-Beratungsförderung mit 80 % in Frage (in den alten Bundesländern 50 %). Gefördert wird die Beratung, nicht die Software. Welches Programm passt, zeigt der Förder-Check.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert der Umstieg von Microsoft 365 zu Nextcloud?

Für einen Betrieb mit 20–50 Mitarbeitenden sind zwei bis drei Monate realistisch, inklusive Pilotphase und abteilungsweiser Migration. Die reine Datenübertragung ist meist der kleinste Teil.

Kann ich Microsoft 365 teilweise behalten?

Ja. Häufig wandern Dateien und Videokonferenzen zu Nextcloud, während E-Mail oder einzelne Office-Lizenzen bleiben. Eine Mischlösung ist oft wirtschaftlicher als ein kompletter Wechsel.

Was passiert mit Teams-Chats?

Bestehende Chatverläufe lassen sich in der Regel nicht sinnvoll übernehmen. Wichtige Inhalte sollten vorher als Dokument gesichert werden.

Funktionieren Word- und Excel-Dateien in Nextcloud?

Ja, Nextcloud Office öffnet und bearbeitet gängige Office-Formate im Browser. Dateien mit Makros oder komplexen Formeln sollten vorab getestet werden.

Sie überlegen den Umstieg? Lassen Sie uns über die Kontaktseite Ihre Ausgangslage besprechen.