Passer de Microsoft 365 à Nextcloud : comment effectuer la transition

Le passage de Microsoft 365 à Nextcloud se fait en cinq phases : enregistrer les services utilisés, définir l’image cible, configurer Nextcloud, migrer les données département par département et former l’équipe. L’étape la plus importante vient d’abord – clarifier quelles fonctions Microsoft sont vraiment nécessaires. Souvent, un changement partiel a plus de sens qu’un changement complet.

Les raisons de ce changement sont généralement la protection des données, la hausse des coûts de licence ou le désir de ne pas dépendre d’un fournisseur américain. La question de savoir si Nextcloud est essentiellement un bon choix est clarifiée dans l’article Nextcloud comme alternative à Microsoft 365. Il s’agit du comment.

Phase 1 : Inventaire

Listez ce qui est réellement utilisé dans la vie quotidienne :

• Fichiers: OneDrive, bibliothèques SharePoint, fichiers de canaux Teams
• Communication: Chat Teams et visioconférence
• Email et calendrier: Exchange Online, Outlook
• Office: Word, Excel, PowerPoint – dans le navigateur ou en tant que programme de bureau
• Cas particuliers : macros Excel, Power Automate, listes SharePoint, applications spécialisées avec connexion Microsoft

Phase 2 : Définir l’image cible

Toutes les fonctions ne doivent pas être remplacées. Une image cible courante : fichiers et partages dans Nextcloud, visioconférences via Nextcloud Talk, e-mail, reste pour l’instant chez un fournisseur éprouvé. Les spécialistes Excel conservent leur licence de bureau, le reste fonctionne avec Nextcloud Office dans le navigateur.

Phase 3 : Mise en place de Nextcloud

Serveurs en Allemagne ou chez vous, enregistrement via un système de compte central si possible, intégration Office, sauvegardes, quotas de stockage. Si vous souhaitez utiliser plusieurs outils avec une seule connexion, vous trouverez les bases dans l’article Connexion unique pour les PME.

Phase 4 : Migration des données – département par département

1. Choisissez un département pilote ouvert aux nouveautés.
2. la structure des dossiers Nettoyez avant de déplacer : supprimez les anciennes copies et dupliquez les versions.
3. Transférez les données et créez de nouveaux partages – Le partage de liens depuis OneDrive ne fonctionnera plus après le déménagement.
4. pendant deux semaines Travailler en parallèle, puis régler l’ancien dépôt en « lecture seule ».
5. Département suivant.

Phase 5 : Formation et soutien

La plupart des questions arrivent la première semaine : Où est mon dossier ? Comment partager quelque chose avec un client ? Comment travailler hors ligne ? Un court briefing par département et une personne de contact pour les questions décident si l’équipe accepte la nouvelle solution.

Obstacles typiques

• Fichiers Excel avec macros ou liens externes
• Applications professionnelles qui ne fonctionnent qu’avec SharePoint ou Outlook
• Phase parallèle trop courte
• J’ai oublié de partager avec des parties externes
• Migration des emails en même étape que les fichiers – mieux vaut les séparer

Faites l’échange avec nous

Nous planifions la transition avec vous, mettons en place Nextcloud, nous nous occupons de la migration et accompagnons les premières semaines. Si certaines parties de Microsoft 365 s’avèrent indispensables, nous construisons une solution mixte au lieu d’un dogme. Pour les flux de travail qui fonctionnaient auparavant via Power Automate, nous utilisons n8n.

Le conseil et la mise en œuvre accompagnée sont éligibles au financement : grâce au coaching INQA, le gouvernement fédéral prend en charge 80 % des coûts de consultation allant jusqu’à 1 200 € par jour pendant 12 jours, soit jusqu’à 11 520 € de subvention. En Mecklembourg-Poméranie occidentale et dans les autres nouveaux États fédéraux, le financement du conseil BAFA est également éligible à 80 % jusqu’au 31.12.2026 (50 % dans les anciens États fédéraux). Le financement est prévu pour le conseil, et non pour le logiciel. Le contrôle de financement indique quel programme correspond.

Questions fréquemment posées

Combien de temps faut-il pour passer de Microsoft 365 à Nextcloud ?

Pour une entreprise de 20 à 50 employés, deux à trois mois sont réalistes, incluant une phase pilote et une migration département par service. La transmission pure de données est généralement la plus petite partie.

Puis-je garder Microsoft 365 partiellement ?

Oui. Les fichiers et les visioconférences migrent souvent vers Nextcloud, tandis que les licences par email ou Office individuelles restent. Une solution mixte est souvent plus économique qu’un changement complet.

Que se passe-t-il avec les chats Teams ?

Les historiques de discussion existants ne peuvent généralement pas être transférés de manière significative. Le contenu important doit être enregistré sous forme de document à l’avance.

Est-ce que les fichiers Word et Excel fonctionnent dans Nextcloud ?

Oui, Nextcloud Office ouvre et édite les formats Office courants dans le navigateur. Les fichiers avec macros ou formules complexes doivent être testés à l’avance.

Envisagez-vous de faire le changement ? Discutons page de contact. de votre situation initiale via la