Open WebUI im Team: Benutzer, Gruppen, Rechte und Single Sign-on

Open WebUI bringt eine eigene Benutzerverwaltung mit Rollen, Gruppen und Berechtigungen pro Modell und Wissenssammlung mit. Mitarbeitende melden sich über OIDC oder LDAP mit ihrem bestehenden Firmenkonto an, und über SCIM 2.0 lassen sich Benutzer und Gruppen automatisch abgleichen. So bleibt ein KI-Chat für das ganze Team kontrollierbar – wer darf welches Modell nutzen, wer sieht welches Wissen.

Sobald mehr als eine Handvoll Menschen einen gemeinsamen KI-Chat nutzt, stellen sich Fragen: Wer bekommt Zugang? Wer darf das teure große Modell nutzen? Wer sieht die Personalrichtlinien? Dieser Beitrag zeigt, wie Open WebUI darauf antwortet (Stand: Oktober 2026, laut Dokumentation von Open WebUI).

Rollen: Admin, Benutzer, ausstehend

Neue Konten landen standardmäßig im Status „ausstehend“, bis ein Admin sie freigibt. Das verhindert, dass sich jemand ungeprüft registriert. Admins verwalten Modelle, Einstellungen und Gruppen; normale Benutzer chatten mit den Modellen, die für sie freigegeben sind.

Gruppen und Berechtigungen

Über Gruppen steuern Sie, wer was darf. Typische Aufteilung in einem mittelständischen Betrieb:

Auch einzelne Funktionen lassen sich einschränken, etwa Websuche oder das Hochladen eigener Dateien. Das ist hilfreich, wenn Sie in einer KI-Richtlinie Regeln für den Umgang mit Daten festgelegt haben.

Single Sign-on: Anmeldung mit dem Firmenkonto

Single Sign-on (SSO) bedeutet, dass sich Mitarbeitende mit demselben Konto anmelden wie bei anderen Firmenanwendungen. Open WebUI unterstützt dafür OIDC (z. B. mit Microsoft Entra ID, Keycloak oder Authentik) und LDAP (z. B. Active Directory). Vorteile:

• kein zusätzliches Passwort für das Team
• Wer das Unternehmen verlässt, verliert mit dem Firmenkonto auch den KI-Zugang
• Mehr-Faktor-Anmeldung aus dem bestehenden Konto-System greift auch hier

Wie Sie ein zentrales Konto-System für mehrere Werkzeuge aufbauen, zeigen die Beiträge Single Sign-on für KMU und Keycloak oder Authentik.

Automatischer Abgleich per SCIM

SCIM 2.0 ist ein Standard, mit dem ein Konto-System Benutzer und Gruppen automatisch an andere Anwendungen überträgt. Wird jemand im Konto-System der Gruppe „Vertrieb“ zugeordnet, erscheint er in Open WebUI automatisch in der passenden Gruppe – ohne manuellen Pflegeaufwand.

Nachvollziehbarkeit

Open WebUI bietet Nutzungsauswertungen und API-Schlüssel für technische Zugriffe. Klären Sie mit Datenschutz und Betriebsrat, welche Auswertungen Sie nutzen, bevor der Chat für alle freigeschaltet wird.

Einrichtung mit uns

Wir richten Open WebUI mit Gruppen, Modellzugriffen und Anmeldung über Ihr bestehendes Konto-System ein und schulen das Team im sicheren Umgang, auf Wunsch als Teil unserer KI-Schulungen.

Die Beratung und begleitete Einführung ist förderfähig: Über INQA-Coaching übernimmt der Bund 80 % der Beratungskosten von bis zu 1.200 € pro Tag für bis zu 12 Tage, also bis zu 11.520 € Zuschuss. In Mecklenburg-Vorpommern und den anderen neuen Bundesländern kommt bis zum 31.12.2026 auch die BAFA-Beratungsförderung mit 80 % in Frage (in den alten Bundesländern 50 %). Gefördert wird die Beratung, nicht die Software. Welches Programm passt, zeigt der Förder-Check.

Häufig gestellte Fragen

Unterstützt Open WebUI Single Sign-on?

Ja, über OIDC und LDAP. Damit melden sich Mitarbeitende mit ihrem bestehenden Firmenkonto an, etwa aus Microsoft Entra ID, Keycloak oder Active Directory.

Kann ich einzelne Modelle nur für bestimmte Mitarbeitende freigeben?

Ja. Modelle lassen sich auf ausgewählte Benutzer oder Gruppen beschränken, ebenso Wissenssammlungen.

Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?

Mit SSO verliert die Person mit der Sperrung des Firmenkontos auch den Zugang zu Open WebUI. Mit SCIM wird das Konto zusätzlich automatisch abgeglichen.

Brauche ich für Open WebUI eine Enterprise-Lizenz?

Für Benutzerverwaltung und SSO nicht. Eine Enterprise-Lizenz braucht laut Lizenz, wer das Open-WebUI-Branding bei mehr als 50 Nutzern entfernen möchte.

Sie möchten einen KI-Chat für Ihr Team aufsetzen? Schreiben Sie uns über die Kontaktseite.