Open WebUI: Die ChatGPT-Alternative für Ihr Team – auf eigenen Servern

Open WebUI ist eine Bedienoberfläche im Stil von ChatGPT, die Sie auf eigenen Servern betreiben. Ihr Team chattet wie gewohnt mit einer KI – nur dass die Gespräche in Ihrer Infrastruktur bleiben. Open WebUI verbindet sich mit lokalen Modellen (etwa über Ollama) oder mit Cloud-Diensten und bietet Benutzerverwaltung, Rechte und Chat mit eigenen Dokumenten. Ein wichtiger Punkt vorab: Seit 2025 verlangt die Lizenz ab 50 Nutzern sichtbares Open-WebUI-Branding oder eine kostenpflichtige Enterprise-Lizenz.

Was Open WebUI kann

• Vertraute Chat-Oberfläche: Gesprächsverlauf, Ordner, Vorlagen – ohne Umgewöhnung für Mitarbeitende.
• Mehrere Modelle: lokale offene Modelle und, wenn gewünscht, Cloud-Modelle in einer Oberfläche.
• Chat mit Dokumenten: Dateien hochladen oder Wissenssammlungen anlegen, auf deren Basis die KI antwortet – per RAG.
• Benutzer und Gruppen: Rollen, Rechte und Freigaben, welche Gruppe welches Modell und welches Wissen nutzen darf.
• Anmeldung über Single Sign-On: Anbindung an zentrale Nutzerverwaltungen wie Authentik oder Keycloak.
• Erweiterbar: Werkzeuge und Funktionen lassen sich ergänzen, etwa die Anbindung an Automatisierungen.

Warum Unternehmen eine eigene ChatGPT-Alternative wollen

In vielen Betrieben nutzen Mitarbeitende längst private KI-Konten – oft mit Firmendaten und ohne Regeln („Schatten-KI“). Eine eigene Oberfläche schafft einen offiziellen, sicheren Weg: Das Unternehmen bestimmt, welche Modelle zur Verfügung stehen, wo Daten verarbeitet werden und wer Zugriff hat. Gleichzeitig behalten die Mitarbeitenden die Bedienung, die sie kennen.

Der Lizenz-Haken: Branding ab 50 Nutzern

Open WebUI stand ursprünglich unter der freien BSD-Lizenz. Seit Version 0.6.6 (April 2025) gilt eine eigene Open WebUI License: Name und Logo von Open WebUI dürfen nicht entfernt oder verändert werden – es sei denn, die Installation hat höchstens 50 Nutzer in 30 Tagen oder Sie erwerben eine Enterprise-Lizenz. Wegen dieser Klausel gilt die Lizenz nicht mehr als Open Source im Sinne der Open Source Initiative. Für die meisten KMU ist das unkritisch – wer die Oberfläche aber im eigenen Design und mit vielen Nutzern betreiben will, sollte das einplanen.

Datenschutz im Blick

• Lokale Modelle: Eingaben und Dokumente bleiben auf Ihrem Server.
• Cloud-Modelle: Werden zusätzlich Cloud-Dienste angebunden, fließen die Eingaben dorthin – mit AVV und klaren Regeln, welche Daten erlaubt sind.
• Gesprächsverläufe: Legen Sie fest, wie lange sie gespeichert werden und wer sie sehen darf.
• Protokollierung und Rechte: Wer darf welche Wissenssammlung nutzen?

Einführung in fünf Schritten

1. Ziele und Regeln: Wofür soll der interne Chat genutzt werden? Was ist verboten? Hilfe: KI-Richtlinie erstellen.
2. Modelle wählen: ein bis zwei lokale Modelle, ggf. ein Cloud-Modell für unkritische Aufgaben – siehe Open-Source-KI-Modelle im Überblick.
3. Betrieb: Server in Deutschland mit ausreichend Grafikspeicher, Anmeldung über Single Sign-On.
4. Wissenssammlungen: erste Dokumente für einen Bereich bereitstellen.
5. Schulung: kurze Einführung, wie man gute Fragen stellt und Antworten prüft – der EU AI Act verlangt ausreichende KI-Kompetenz.

Alternativen

Neben Open WebUI gibt es weitere selbst betreibbare Oberflächen. Wer bereits Nextcloud nutzt, kann auch den dort integrierten Assistenten verwenden. Für die Arbeit mit großen Dokumentbeständen eignet sich eine spezialisierte KI-Dokumentensuche.

bettersorted setzt für seine Kundinnen und Kunden auf offene, einsehbare Bausteine – betrieben auf Servern in Deutschland und gebündelt im automaisa Hub. Wir beraten herstellerneutral, sind beim BAFA registrierter Berater und autorisierter INQA-Coach. Die Beratung und begleitete Einführung lassen sich über das INQA-Coaching mit 80 % fördern; den passenden Weg zeigt der Förder-Check. Für ein unverbindliches Erstgespräch: Kontakt.

Beispiel: Kommunalverwaltung mit internem KI-Chat

Ein illustratives Szenario: Eine Gemeindeverwaltung möchte KI für Textentwürfe, Zusammenfassungen von Sitzungsunterlagen und die Suche in Satzungen nutzen. Open WebUI läuft auf einem Server in Deutschland, die Anmeldung erfolgt über das bestehende Verzeichnis per Single Sign-On. Es gibt zwei Wissenssammlungen – „Satzungen“ für alle, „Personal“ nur für das Personalamt. Cloud-Modelle sind deaktiviert. Nach der Schulung gilt eine Dienstanweisung, welche Aufgaben erlaubt sind.

Regeln, die Sie festlegen sollten

• Welche Daten dürfen eingegeben werden – und welche nie?
• Welche Modelle stehen welchen Gruppen zur Verfügung?
• Wie lange werden Gesprächsverläufe gespeichert?
• Wer pflegt die Wissenssammlungen?
• Wie werden KI-Ergebnisse geprüft, bevor sie nach außen gehen?

Eine Vorlage für solche Regeln bietet KI-Richtlinie erstellen.

Kosten und Förderung

Die Kosten für einen eigenen KI-Chat setzen sich aus drei Teilen zusammen: Einrichtung (Planung, Installation, Anbindung, Tests), laufender Betrieb (Server oder Hosting, Updates, Überwachung, Datensicherung) und Begleitung der Mitarbeitenden (Schulung, Regeln, Ansprechpartner). Feste Preise nennen wir nicht, weil Umfang und Ausgangslage stark variieren. Die Software selbst verursacht bei Open-Source-Lösungen keine Lizenzkosten.

Gefördert wird nicht die Technik, sondern die Beratung und begleitete Einführung: Über das INQA-Coaching übernimmt der Bund bundesweit 80 % der Coachingkosten (bis zu 11.520 €, Schecks bis 30.06.2028). Eine vorgelagerte Analyse lässt sich über die BAFA-Beratungsförderung bezuschussen – mit 80 % in den neuen Bundesländern, Lüneburg und Trier, sonst 50 %, für Anträge bis 31.12.2026. Für Investitionen bieten manche Länder eigene Programme – siehe Fördermöglichkeiten für Unternehmen in Deutschland.

Häufig gestellte Fragen

Ist Open WebUI kostenlos?

Für die meisten Unternehmen ja. Die Lizenz verlangt jedoch, dass das Open-WebUI-Branding sichtbar bleibt, sobald mehr als 50 Nutzer in 30 Tagen die Installation verwenden – oder eine kostenpflichtige Enterprise-Lizenz.

Ist Open WebUI Open Source?

Der Code ist öffentlich, die seit 2025 geltende Lizenz enthält aber eine Branding-Klausel. Sie erfüllt deshalb nicht die Kriterien der Open Source Initiative.

Kann Open WebUI mit ChatGPT verbunden werden?

Ja. Neben lokalen Modellen lassen sich auch Cloud-Modelle über deren Schnittstellen anbinden. Dann gelten für diese Anfragen die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters.

Brauche ich für Open WebUI eine Grafikkarte?

Open WebUI selbst nicht. Das Sprachmodell, mit dem es arbeitet, braucht aber für eine gute Geschwindigkeit eine Grafikkarte mit ausreichend Speicher – oder einen Modell-Dienst in Deutschland.

Stand: Oktober 2026. Modelle, Versionen und Lizenzen ändern sich schnell – prüfen Sie vor einer Entscheidung die aktuelle Lizenz beim Anbieter.