Was kostet eine KI-Beratung? Kostentreiber, Formate und Förderung

Was eine KI-Beratung kostet, hängt vor allem davon ab, wie viel Beratungszeit nötig ist, welches Format Sie wählen und was am Ende vorliegen soll – ein kurzer Impuls, eine Potenzialanalyse oder eine begleitete Einführung. Für kleine und mittlere Unternehmen ist die wichtigste Zahl oft nicht das Honorar, sondern der Eigenanteil nach Förderung: Die BAFA-Beratungsförderung übernimmt bis zu 80 %, das INQA-Coaching ebenfalls 80 % von bis zu 1.200 € pro Tag.

Wovon die Kosten einer KI-Beratung abhängen

Eine KI-Beratung ist keine Ware mit Listenpreis. Seriöse Angebote unterscheiden sich vor allem in diesen Kostentreibern:

• Umfang: Wie viele Termine, Workshops und Analysetage sind nötig? Ein Unternehmen mit einem klaren Engpass braucht weniger Zeit als eines, das KI erst einordnen möchte.
• Format: Ein Impuls-Workshop ist kürzer als eine Potenzialanalyse, und beide sind kürzer als eine begleitete Einführung über mehrere Wochen.
• Vor- und Nachbereitung: Interviews, Prozessaufnahme und ein schriftlicher Bericht mit Empfehlungen kosten Zeit – sind aber genau das, was Sie später nutzen.
• Beteiligte und Standorte: Je mehr Abteilungen, Standorte oder Gesellschaften einbezogen werden, desto mehr Abstimmung ist nötig.
• IT-Landschaft und Daten: Müssen Systeme, Schnittstellen und Datenqualität geprüft werden, steigt der Aufwand.
• Datenschutz und Recht: Verarbeiten Sie sensible Daten, gehören Datenschutz und die Pflichten aus dem EU AI Act in die Beratung.
• Vor Ort oder online: Workshops vor Ort bringen oft mehr, verursachen aber Reisezeit.

Typische Formate einer KI-Beratung

Welches Format passt, hängt von Ihrer Ausgangslage ab. Einen ersten Eindruck vom eigenen Stand gibt der kostenlose KI-Readiness-Check; wie eine Potenzialanalyse abläuft, beschreibt der Beitrag KI-Potenzialanalyse.

Was die Förderung übernimmt

Die Beratung selbst ist förderfähig. Die BAFA-Beratungsförderung übernimmt 80 % der Beratungskosten in den neuen Bundesländern sowie den Regionen Lüneburg und Trier (höchstens 2.800 €) und 50 % im übrigen Bundesgebiet (höchstens 1.750 €); sie wurde im Oktober 2026 bis Ende 2028 verlängert. Für eine längere, begleitete Einführung mit Ihrem Team gibt es das INQA-Coaching mit 80 % von bis zu 1.200 € pro Tag für bis zu zwölf Tage. Gefördert wird die Beratung, nicht Software oder Umsetzung. Welches Programm passt, zeigt der Förder-Check.

Rechenbeispiel: Was bleibt für Sie?

Beispiel mit angenommenen Honoraren, kein Angebot und kein Kundenfall:

In beiden Programmen zahlen Sie das Honorar zunächst vollständig und erhalten den Zuschuss nach Prüfung der Nachweise. Wie die BAFA-Rechnung im Detail aussieht, zeigt das Rechenbeispiel zur BAFA-Beratungsförderung.

Worauf Sie beim Angebot achten sollten

• Klares Ergebnis: Was liegt am Ende vor – Bericht, priorisierte Anwendungsfälle, Fahrplan?
• Umfang statt Schlagworte: Wie viele Stunden oder Tage, welche Termine, wer ist beteiligt?
• Förderfähigkeit: Ist der Berater beim BAFA registriert oder autorisierter INQA-Coach? Ohne das gibt es keinen Zuschuss.
• Unabhängigkeit: Wird eine Lösung empfohlen, weil sie passt, oder weil der Berater sie verkauft?
• Folgekosten: Werden Lizenzen, Betrieb und Umsetzung transparent benannt, auch wenn sie nicht zur Beratung gehören?

Kosten, die oft übersehen werden

Neben dem Honorar kostet eine KI-Beratung auch interne Zeit: Geschäftsführung und Mitarbeitende nehmen an Workshops teil und liefern Informationen. Nach der Beratung kommen Kosten für Software, Betrieb und Umsetzung hinzu – diese werden weder von BAFA noch von INQA gefördert. Eine gute Beratung zeigt diese Folgekosten vorher, damit Sie realistisch entscheiden können.

Aus der Praxis

Für die Geschäftsführung von Pumpenallianz Nord, einer Dachmarke mehrerer regionaler Pumpenservice-Betriebe, war das Ziel einer allgemeinen KI-Beratung bewusst überschaubar: einschätzen, wo KI im eigenen Alltag sinnvoll ansetzt, ohne selbst tief im Thema zu stecken. Ergebnis war eine klare Einordnung und ein konkreter nächster Schritt – ein KI-Chatbot für die Website, der Interessenten schneller zum passenden Partnerbetrieb führt.

Wie wir KI-Beratung aufbauen, beschreibt die Seite KI-Beratung.

Häufig gestellte Fragen

Wird eine KI-Beratung gefördert?

Ja. Die BAFA-Beratungsförderung übernimmt 80 % in den neuen Bundesländern sowie den Regionen Lüneburg und Trier und 50 % im übrigen Bundesgebiet, jeweils auf höchstens 3.500 € Beratungskosten. Das INQA-Coaching fördert bundesweit 80 % von bis zu 1.200 € pro Tag für bis zu zwölf Tage.

Muss ich die Beratung vorfinanzieren?

Ja. In beiden Programmen bezahlen Sie das Honorar zunächst vollständig per Überweisung. Der Zuschuss wird nach Prüfung der Nachweise an Ihr Unternehmen ausgezahlt.

Wird auch die Software gefördert?

Nein. Gefördert wird die Beratung beziehungsweise das Coaching, nicht Software, Lizenzen oder Programmierung.

Bis wann gibt es die BAFA-Förderung für Beratungen?

Die Richtlinie wurde im Oktober 2026 verlängert und gilt für Beratungen, deren Verwendungsnachweis bis zum 31. Dezember 2028 eingereicht wird.

Stand: Oktober 2026. Förderbedingungen können sich ändern; maßgeblich sind die jeweils gültigen Richtlinien.