BAFA-Förderung für KI-Beratung: So läuft eine geförderte KI-Potenzialanalyse ab

Eine KI-Beratung ist über die BAFA-Beratungsförderung förderfähig, wenn sie als Frage der Unternehmensführung angelegt ist: Wo kann KI im Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden, was bringt das und in welcher Reihenfolge? Das BAFA bezuschusst 50 % oder 80 % von bis zu 3.500 € Beratungskosten, für Anträge bis zum 31.12.2026. Ergebnis ist ein Beratungsbericht mit Fahrplan – die Umsetzung zahlt das Unternehmen selbst.

Der Zuschuss in Zahlen

• 80 % (bis 2.800 €) in den neuen Bundesländern sowie den Regionen Lüneburg und Trier.
• 50 % (bis 1.750 €) in den alten Bundesländern, in Berlin und in der Region Leipzig.
• Bemessungsgrundlage: höchstens 3.500 € netto Beratungskosten, höchstens fünf Beratungstage.

Ein möglicher Ablauf in fünf Beratungstagen

Der folgende Ablauf ist ein Beispiel; Umfang und Schwerpunkte richten sich nach Ihrem Unternehmen.

Tag 1: Ausgangslage

Gespräche mit Geschäftsführung und den Teams, Blick in Abläufe und Systeme. Wo wird Zeit verloren, wo wiederholen sich Tätigkeiten, wo entstehen Fehler?

Tag 2: Einsatzfelder identifizieren

Abgleich der Abläufe mit bewährten KI-Anwendungen: Anfragen am Telefon und im Chat, Dokumente und Belege, internes Wissen, Angebote. Eine Übersicht typischer Felder bietet Einsatzmöglichkeiten von KI im Mittelstand.

Tag 3: Bewerten und priorisieren

Jedes Einsatzfeld wird nach Nutzen, Aufwand, Datenlage und Risiko bewertet – nach dem Muster aus Welche Prozesse automatisieren?.

Tag 4: Rahmenbedingungen

Datenschutz, EU AI Act, interne Spielregeln für KI, Qualifizierung der Mitarbeitenden und die Frage, welche Systeme angebunden werden müssen.

Tag 5: Fahrplan und Bericht

Konkrete Handlungsempfehlungen mit Reihenfolge, Verantwortlichkeiten und grober Aufwandsschätzung. Der Beratungsbericht wird von beiden Seiten unterschrieben.

Was nicht gefördert wird

Software, Lizenzen, Programmierung und die Einrichtung von KI-Lösungen sind keine Beratung. Ebenso ausgeschlossen sind Workshops und Schulungen in Gruppen. Wer die Einführung begleitet umsetzen will, findet im INQA-Coaching eine passende Ergänzung – siehe KI-Einführung über INQA-Coaching fördern lassen.

Voraussetzungen kurz gefasst

• KMU mit Sitz und Geschäftsbetrieb in Deutschland, gewerblich oder freiberuflich tätig.
• Nicht antragsberechtigt sind u. a. Unternehmensberatungen, Steuerberater, Rechtsanwälte, gemeinnützige Unternehmen und Vereine.
• Antrag vor Beginn der Beratung; Vertrag erst nach dem Informationsschreiben unterschreiben.
• Rechnung vollständig per Überweisung bezahlen, Verwendungsnachweis innerhalb von sechs Monaten – siehe BAFA-Verwendungsnachweis.

bettersorted ist beim BAFA registriert und berät zu Digitalisierung und KI – mehr auf der Seite KI-Beratung. Ob Ihr Unternehmen antragsberechtigt ist, zeigt der Förder-Check.

Typische Ergebnisse einer geförderten KI-Beratung

• Übersicht der Abläufe mit dem größten Entlastungspotenzial
• Bewertete Liste möglicher KI-Anwendungen mit Nutzen und Aufwand
• Empfehlung für einen ersten, schnell umsetzbaren Schritt
• Rahmenbedingungen: Datenschutz, Spielregeln für KI, Qualifizierung
• Fahrplan für die nächsten Monate

Nach der Beratung: wie es weitergehen kann

Die Umsetzung zahlt das Unternehmen selbst. Für die begleitete Einführung mit den Beschäftigten kommt anschließend das INQA-Coaching infrage – für ein anderes Vorhaben als die geförderte BAFA-Beratung. Für Software und Hardware bieten manche Länder eigene Programme, etwa der Digitalbonus in Bayern; einen Überblick gibt Fördermöglichkeiten für Unternehmen in Deutschland.

BAFA oder INQA für das KI-Projekt?

• Programmträger: BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) – INQA-Coaching: Bundesministerium für Arbeit und Soziales
• Zuschuss: BAFA 80 % (neue Länder, Lüneburg, Trier) bzw. 50 % – INQA 80 % bundesweit
• Umfang: BAFA bis 3.500 € Beratungskosten, max. 5 Tage – INQA bis 12 Tage à max. 1.200 €
• Format: BAFA Einzelberatung mit Bericht – INQA beteiligungsorientierter Prozess mit Lab-Team
• Laufzeit: BAFA Anträge bis 31.12.2026 – INQA Schecks bis 30.06.2028
• Häufigkeit: BAFA bis 2 pro Jahr, 5 insgesamt – INQA einmal pro Unternehmen

Wer wir sind

bettersorted ist beim BAFA registrierter Berater und autorisierter INQA-Coach mit Schwerpunkt Digitalisierung und KI, Sitz in Schwerin und Mitgründer des Netzwerks KI|werk MV. Wir haben unter anderem das DRK Mecklenburg-Vorpommern bei der strategischen KI-Einführung und die Pumpenallianz Nord in einer KI-Beratung begleitet.

Vorbereitung: So holen Sie das meiste aus fünf Tagen

• Abläufe vorab grob beschreiben: Wer macht was mit welchem Programm?
• Zahlen sammeln: Anfragen pro Woche, Rechnungen pro Monat, Anrufe pro Tag.
• Ansprechpartner aus den Bereichen benennen und Termine blocken.
• Bisherige Erfahrungen mit KI-Werkzeugen im Team erfragen.

Häufige Fragen von Geschäftsführungen

• „Ist das nicht zu früh für uns?“ – Gerade zu Beginn hilft eine Analyse, teure Fehlentscheidungen zu vermeiden.
• „Wir haben keine IT-Abteilung.“ – Das ist bei KMU normal; die Beratung berücksichtigt Ihre Ressourcen.
• „Was passiert mit unseren Daten?“ – Datenschutz ist fester Bestandteil der Beratung.

Welche KI-Themen sich für fünf Beratungstage eignen

• Erreichbarkeit verbessern: Telefon und Anfragen mit KI unterstützen
• Verwaltung entlasten: Belege, E-Mails und Dokumente automatisch verarbeiten
• Wissen sichern: internes Wissen durchsuchbar machen
• Vertrieb unterstützen: Anfragen vorqualifizieren, Angebote vorbereiten
• Rahmen schaffen: KI-Richtlinie, Datenschutz, Qualifizierung

Pro Beratung sollte ein Schwerpunkt im Mittelpunkt stehen; ein zweites Thema kann eine weitere Beratung sein.

Häufig gestellte Fragen

Wird eine KI-Beratung vom BAFA gefördert?

Ja. Eine Beratung zur Frage, wo und wie KI im Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden kann, ist eine Frage der Unternehmensführung und damit förderfähig – mit 50 % oder 80 % Zuschuss, für Anträge bis zum 31.12.2026.

Wie hoch ist der BAFA-Zuschuss für eine KI-Beratung?

Bis zu 2.800 € (80 %) in den neuen Bundesländern sowie den Regionen Lüneburg und Trier, sonst bis zu 1.750 € (50 %), jeweils bezogen auf höchstens 3.500 € Beratungskosten.

Fördert das BAFA auch die Einführung von KI-Software?

Nein. Gefördert wird nur die Beratung. Software, Lizenzen und Programmierung trägt das Unternehmen selbst.

Wie lange dauert eine BAFA-geförderte KI-Beratung?

Höchstens fünf Beratungstage, die nicht aufeinanderfolgen müssen. Berichtserstellung und Reisezeit zählen nicht mit.

Stand: Oktober 2026. Maßgeblich ist allein die jeweils gültige Fassung der Förderrichtlinie.