KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act: Was die Schulungspflicht für Unternehmen bedeutet

Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung von allen Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen, die die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden unterstützen. Seit dem Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026) heißt es ausdrücklich, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantiert werden muss; die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, bleibt. Gemeint ist nicht, dass alle programmieren können müssen, sondern dass jede Person, die mit KI arbeitet, deren Möglichkeiten, Grenzen und Risiken für ihre Aufgaben kennt. Ein bestimmtes Zertifikat schreibt die Verordnung nicht vor. Entscheidend sind an Rolle und Werkzeug angepasste Schulungen, klare Regeln und eine Dokumentation.

Stand: Oktober 2026. Einen Überblick über alle Pflichten gibt der Beitrag EU AI Act für KMU.

Was „KI-Kompetenz“ laut Verordnung bedeutet

Die Verordnung beschreibt KI-Kompetenz als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die nötig sind, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich ihrer Chancen und Risiken bewusst zu sein, einschließlich möglicher Schäden. Art. 4 verlangt Maßnahmen, die die Entwicklung dieser Kompetenz unterstützen, und nennt die Maßstäbe: technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung der Personen, den Kontext, in dem die KI eingesetzt wird, und die Personen, die davon betroffen sind.

Das heißt in der Praxis: Eine Buchhalterin, die mit KI Belege ausliest, braucht anderes Wissen als ein Vertriebsmitarbeiter, der Angebote entwirft, oder eine Führungskraft, die über den KI-Einsatz entscheidet.

Wer geschult werden muss

• Alle, die KI-Systeme beruflich nutzen, auch gelegentlich und auch kostenlose Werkzeuge wie ChatGPT oder Übersetzungsdienste.
• Externe Personen, die in Ihrem Auftrag KI nutzen, etwa freie Mitarbeitende oder Dienstleister. Hier genügt oft eine vertragliche Regelung.
• Führungskräfte, die über Einsatz und Grenzen von KI entscheiden.

Wer überhaupt nicht mit KI arbeitet, muss nicht geschult werden. In vielen Unternehmen wird KI aber längst genutzt, ohne dass die Geschäftsführung es weiß; der Beitrag Schatten-KI im Unternehmen beschreibt, wie Sie das herausfinden.

Welche Inhalte eine Schulung abdecken sollte

So setzen Sie die Schulungspflicht um

1. Bestandsaufnahme: Wer nutzt welche KI-Werkzeuge wofür?
2. Regeln festlegen: Eine kurze KI-Richtlinie mit erlaubten Werkzeugen und Tabu-Daten ist die Grundlage jeder Schulung.
3. Schulungen nach Rollen planen: Ein gemeinsamer Grundlagenteil für alle, darauf aufbauend praktische Einheiten pro Abteilung mit den echten Werkzeugen und Aufgaben.
4. Dokumentieren: Teilnehmende, Datum, Inhalte und Unterlagen festhalten. Das ist Ihr Nachweis gegenüber Aufsicht, Kunden und im Haftungsfall.
5. Auffrischen: Bei neuen Werkzeugen, neuen Mitarbeitenden und mindestens einmal im Jahr.

Muss es ein Zertifikat sein?

Nein. Die KI-Verordnung verlangt weder ein bestimmtes Format noch eine Prüfung oder ein Zertifikat. Ein Online-Kurs von der Stange erfüllt die Anforderung aber oft nur teilweise, weil er Ihre konkreten Werkzeuge, Daten und Abläufe nicht kennt. Am wirksamsten sind praxisnahe Schulungen am eigenen Anwendungsfall, kombiniert mit schriftlichen Regeln.

Was passiert, wenn Sie nicht schulen?

Für Art. 4 sieht die KI-Verordnung keinen eigenen Bußgeldtatbestand vor. Folgenlos ist fehlende Schulung trotzdem nicht: Unterläuft einem Mitarbeitenden mit KI ein Fehler, etwa eine falsche Auskunft an einen Kunden oder ein Datenschutzverstoß, wird geprüft, ob das Unternehmen seine Pflichten erfüllt hat. Ohne nachweisbare Schulung stehen Sie dann schlechter da. Hinzu kommt der praktische Nutzen: Geschulte Teams setzen KI sicherer und produktiver ein.

Förderung für KI-Schulungen

Die Beratung und begleitete Einführung ist förderfähig: Über INQA-Coaching übernimmt der Bund 80 % der Beratungskosten von bis zu 1.200 € pro Tag für bis zu 12 Tage, also bis zu 11.520 € Zuschuss. In Mecklenburg-Vorpommern und den anderen neuen Bundesländern kommt bis zum 31.12.2026 auch die BAFA-Beratungsförderung mit 80 % in Frage (in den alten Bundesländern 50 %). Gefördert wird die Beratung, nicht die Software. Welches Programm passt, zeigt der Förder-Check.

Wie ein INQA-Coaching abläuft, beschreibt der Beitrag INQA-Coaching Ablauf.

Häufig gestellte Fragen

Ist die KI-Schulung für Mitarbeitende Pflicht?

Ja. Seit dem 2. Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, nach Art. 4 der KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden unterstützen. Wie das geschieht, ist nicht vorgeschrieben; Schulungen sind der übliche Weg.

Brauchen Mitarbeitende ein KI-Zertifikat?

Nein. Die Verordnung verlangt kein Zertifikat und keine Prüfung. Wichtig ist, dass die Schulung zu Aufgaben und Werkzeugen passt und dokumentiert wird.

Wie oft muss die KI-Schulung wiederholt werden?

Eine feste Frist gibt es nicht. Sinnvoll ist eine Auffrischung, wenn neue Werkzeuge eingeführt werden, für neue Mitarbeitende und mindestens einmal im Jahr, weil sich die Werkzeuge schnell verändern.

Gilt die Schulungspflicht auch, wenn nur ChatGPT genutzt wird?

Ja. Auch die Nutzung allgemein verfügbarer Werkzeuge wie ChatGPT für berufliche Aufgaben ist der Einsatz eines KI-Systems im Sinne der Verordnung.

Wird die KI-Schulung gefördert?

Begleitete Einführung und Qualifizierung können über INQA-Coaching zu 80 % gefördert werden, mit bis zu 11.520 € Zuschuss. Ob Ihr Vorhaben passt, zeigt der Förder-Check.

Nächster Schritt

Unsere KI-Schulungen richten sich nach Ihren Werkzeugen und Aufgaben und liefern Teilnahmebescheinigungen und die Dokumentation für den Nachweis gleich mit. Für eine Abstimmung erreichen Sie uns über die Kontaktseite.

Quelle: Art. 4 KI-Verordnung (in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744), Art. 99 KI-Verordnung.