INQA-Förderung: Kosten, Eigenanteil und Erstattung mit Rechenbeispielen

Die INQA-Förderung übernimmt 80 % der Coachingkosten, bundesweit einheitlich. Gefördert werden bis zu zwölf Beratungstage mit höchstens 1.200 € netto pro Tag – der Zuschuss beträgt also bis zu 960 € pro Tag und bis zu 11.520 € insgesamt. Den Eigenanteil von 20 % trägt das Unternehmen. Wichtig: Sie bezahlen die Rechnung zunächst vollständig und erhalten den Zuschuss danach erstattet.

Die Rechenbeispiele

Bei einem Tagessatz von 1.200 € netto:

• 4 Beratungstage: 4.800 € Honorar – 3.840 € Zuschuss – 960 € Eigenanteil
• 8 Beratungstage: 9.600 € Honorar – 7.680 € Zuschuss – 1.920 € Eigenanteil
• 12 Beratungstage: 14.400 € Honorar – 11.520 € Zuschuss – 2.880 € Eigenanteil

Liegt der Tagessatz des Coaches unter 1.200 €, sinken Honorar, Zuschuss und Eigenanteil entsprechend. Liegt er darüber, wird nur bis 1.200 € gefördert; den Rest trägt das Unternehmen allein.

Was zu den förderfähigen Kosten gehört – und was nicht

• Förderfähig: das Honorar des autorisierten INQA-Coaches für bis zu zwölf Beratungstage à acht Stunden.
• Umsatzsteuer: nur förderfähig, wenn Ihr Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
• Nicht förderfähig: Fahrtkosten, Material, Software und Lizenzen.

Das Erstattungsprinzip: Liquidität einplanen

Anders als bei einem Rabatt fließt der Zuschuss erst nach Abschluss und Prüfung. Ihr Unternehmen bezahlt also zunächst das volle Honorar. Bei einem zwölftägigen Coaching sind das 14.400 € netto, von denen 11.520 € später zurückkommen. Planen Sie diesen Betrag in Ihrer Liquidität ein.

Vergleich mit der BAFA-Beratungsförderung

Die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst eine kurze Einzelberatung bis 3.500 € Kosten – mit 80 % nur in den neuen Bundesländern und den Regionen Lüneburg und Trier, sonst mit 50 %, und nur noch für Anträge bis zum 31.12.2026. Ein Rechenbeispiel dazu steht in BAFA-Förderung: Kosten im Rechenbeispiel. INQA-Coaching fördert einen längeren, beteiligungsorientierten Prozess bundesweit mit 80 %. Für dieselbe Beratung dürfen nicht beide Programme genutzt werden.

De-minimis beachten

Der Zuschuss ist eine De-minimis-Beihilfe. Zusammen mit anderen De-minimis-Beihilfen der letzten drei Jahre darf eine Obergrenze nicht überschritten werden – für die meisten KMU ist das unproblematisch, sollte aber bei mehreren Förderungen geprüft werden.

So nutzen Sie den Zuschuss optimal

1. Thema und Ziel vorab klar fassen – siehe INQA-Coaching Themen.
2. Mit dem Coach den Umfang in Beratungstagen planen; zwölf Tage sind ein Maximum, kein Muss.
3. Erstberatung bei der INQA-Beratungsstelle rechtzeitig vereinbaren – den Ablauf zeigt INQA-Coaching Ablauf.
4. Rechnung bezahlen, Unterlagen sauber ablegen, Erstattung abwarten.

Alle Voraussetzungen und Fristen auf einen Blick: INQA-Coaching. bettersorted ist autorisierter INQA-Coach – der Förder-Check zeigt in wenigen Minuten, ob Ihr Betrieb infrage kommt.

Kostenübersicht je Beratungstag

• Tagessatz 1.200 €: Zuschuss 960 € – Eigenanteil 240 €
• Tagessatz 1.000 €: Zuschuss 800 € – Eigenanteil 200 €
• Tagessatz 1.400 €: Zuschuss 960 € – Eigenanteil 440 € (Förderung nur bis 1.200 €)

Die Werte gelten netto und für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen.

Liquiditätsplanung in drei Schritten

1. Coachingumfang und Tagessatz mit dem Coach festlegen.
2. Zahlungszeitpunkte der Rechnungen klären.
3. Den Zeitraum bis zur Erstattung überbrücken – die Erstattung kommt erst nach Abschluss und Prüfung.

Wie viele Tage braucht ein Coaching?

Das hängt vom Thema ab. Ein klar umrissenes Vorhaben in einem kleinen Betrieb kommt mit weniger Tagen aus als ein Veränderungsprozess über mehrere Bereiche. Zwölf Tage sind das Maximum, kein Muss. Wichtig ist, dass alle drei Phasen – Initial-, Innovations- und Lernphase – sauber durchlaufen werden.

Wer wir sind

bettersorted ist beim BAFA registrierter Berater und autorisierter INQA-Coach mit Schwerpunkt Digitalisierung und KI, Sitz in Schwerin und Mitgründer des Netzwerks KI|werk MV. Wir haben unter anderem das DRK Mecklenburg-Vorpommern bei der strategischen KI-Einführung und die Pumpenallianz Nord in einer KI-Beratung begleitet.

Vergleich mit den Kosten ohne Förderung

Ohne Förderung trüge ein Unternehmen das volle Honorar selbst. Mit INQA-Coaching sinkt der Eigenanteil auf ein Fünftel des förderfähigen Honorars. Gerade für kleinere Betriebe macht das einen begleiteten Veränderungsprozess überhaupt erst finanzierbar.

Was Sie vor dem Start mit dem Coach klären sollten

• Tagessatz und geplante Zahl der Beratungstage
• Ob Fahrtkosten anfallen und wie sie abgerechnet werden
• Zahlungsziele der Rechnungen
• Welche Unterlagen für die Abrechnung benötigt werden

Rechenbeispiel für einen kleinen Betrieb

Ein Betrieb mit zwölf Beschäftigten plant ein INQA-Coaching zur Einführung eines KI-Telefonassistenten und neuer Abläufe im Büro über acht Beratungstage zu je 1.200 € netto. Das Honorar beträgt 9.600 €, der Zuschuss 7.680 €, der Eigenanteil 1.920 €. Die Software für den Assistenten trägt der Betrieb separat. Das Beispiel ist illustrativ.

Über bettersorted

bettersorted ist ein KI-Beratungs- und Automatisierungsunternehmen aus Schwerin. Wir sind beim BAFA registrierter Berater, autorisierter INQA-Coach und Mitgründer des Netzwerks KI|werk MV; unsere Praxis kommt aus Sozialwirtschaft, Handwerk und Mittelstand. Unsere Lösungen laufen auf Servern in Deutschland, mit einsehbaren Workflows statt Blackbox.

Häufig gestellte Fragen

Wie hoch ist die INQA-Förderung?

80 % der förderfähigen Coachingkosten bei höchstens 1.200 € netto pro Beratungstag und bis zu zwölf Tagen – also bis zu 11.520 € Zuschuss.

Wie hoch ist der Eigenanteil beim INQA-Coaching?

20 % des förderfähigen Honorars, bei zwölf Tagen à 1.200 € also 2.880 €. Kosten über 1.200 € pro Tag sowie Fahrtkosten trägt das Unternehmen zusätzlich.

Wann wird der INQA-Zuschuss ausgezahlt?

Nach Abschluss des Coachings und Prüfung der Unterlagen. Das Unternehmen bezahlt die Rechnung zunächst vollständig (Erstattungsprinzip).

Ist die Umsatzsteuer beim INQA-Coaching förderfähig?

Nur wenn Ihr Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen erhalten den Zuschuss auf den Nettobetrag.

Stand: Oktober 2026. Maßgeblich ist allein die jeweils gültige Fassung der Förderrichtlinie.