INQA-Coaching Themen: Welche Vorhaben sich fördern lassen – mit Beispielen

Das INQA-Coaching fördert die Begleitung kleiner und mittlerer Unternehmen bei personalpolitischen und arbeitsorganisatorischen Veränderungen im Zusammenhang mit der digitalen Transformation. Typische Themen sind die Einführung von KI, neue digitale Abläufe, veränderte Arbeitsorganisation, Wissenssicherung und Fachkräftebindung. Voraussetzung ist immer, dass die Beschäftigten aktiv am Prozess beteiligt werden.

Der Rahmen: Mensch und Organisation im digitalen Wandel

INQA steht für „Initiative Neue Qualität der Arbeit“. Das Programm des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales liefert kein fertiges Konzept von außen: Ein autorisierter Coach begleitet einen Lern- und Entwicklungsprozess, in dem Geschäftsführung und Beschäftigte gemeinsam Lösungen erarbeiten. Gefördert wird also immer die Veränderung in der Organisation – nicht Technik an sich.

Typische Themen mit Beispielen

KI im Arbeitsalltag einführen

Wie verändert ein KI-Telefonassistent die Arbeit am Empfang? Welche Aufgaben übernimmt KI, welche bleiben beim Team, und wie werden Mitarbeitende eingebunden? Ausführlich: KI-Einführung über INQA-Coaching fördern lassen.

Digitale Abläufe gestalten

Papierbasierte Auftragsabwicklung, Zettelwirtschaft, doppelte Eingaben: Das Lab-Team entwickelt neue digitale Abläufe und klärt, wer künftig was macht.

Arbeitsorganisation und Arbeitszeit

Neue Arbeitszeitmodelle, hybrides Arbeiten, Schichtplanung, Zusammenarbeit zwischen Büro und Außendienst.

Wissen sichern

Wenn erfahrene Beschäftigte in Rente gehen, droht Wissen verloren zu gehen. Das Coaching entwickelt Wege, es festzuhalten und weiterzugeben – zum Beispiel unterstützt durch eine KI-Dokumentensuche.

Fachkräfte gewinnen und halten

Attraktivere Arbeitsbedingungen, Einarbeitung, Führung und Beteiligung als Antwort auf den Fachkräftemangel.

Führung und Kommunikation

Wie Führung funktioniert, wenn sich Aufgaben durch Digitalisierung verändern, und wie Entscheidungen transparent werden.

Was nicht gefördert wird

• Reine Technikeinführung ohne Bezug zu Arbeitsorganisation und Beschäftigten.
• Software, Lizenzen, Hardware – gefördert wird nur das Coaching.
• Fahrtkosten und Material.
• Ein zweites Coaching: Die Förderung gibt es pro Unternehmen nur einmal.

Tipp: Thema aus Sicht der Beschäftigten formulieren

Formulieren Sie das Vorhaben so, dass klar wird, was sich für die Menschen im Betrieb ändert: nicht „KI-Chatbot einführen“, sondern „Kundenanfragen mit KI-Unterstützung neu organisieren und das Team dabei einbinden“. So passt es zur Logik des Programms – und die Erstberatung bei der INQA-Beratungsstelle wird einfacher.

Zuschuss, Voraussetzungen und Laufzeit stehen auf der Seite INQA-Coaching; den Ablauf beschreibt INQA-Coaching Ablauf. bettersorted ist autorisierter INQA-Coach mit Schwerpunkt Digitalisierung und KI – der Förder-Check zeigt, ob Ihr Betrieb infrage kommt.

Themen nach Branche – Beispiele

• Handwerk: Auftragsabwicklung zwischen Baustelle und Büro neu organisieren, Telefonannahme mit KI – siehe INQA-Coaching im Handwerk.
• Pflege und Soziales: Dokumentation entlasten, Dienstplanung, Kommunikation mit Angehörigen.
• Dienstleister und Kanzleien: Wissensmanagement, Mandanten- und Kundenkommunikation.
• Handel: Bestell- und Serviceprozesse, Zusammenarbeit zwischen Laden und Online.

Wie aus einem Thema ein Arbeitsprogramm wird

1. Der Lenkungskreis formuliert Ziel und Rahmen.
2. Das Lab-Team sammelt Probleme und Ideen aus dem Alltag.
3. Gemeinsam werden Arbeitspakete festgelegt, etwa „Telefonannahme neu organisieren“.
4. Jedes Arbeitspaket wird geplant, erprobt und ausgewertet.
5. Am Ende steht ein Vorgehen, das der Betrieb selbst weiterführen kann.

Warum Beteiligung den Unterschied macht

Veränderungen, die Beschäftigte selbst mitgestalten, werden eher angenommen und halten länger. Bei KI-Projekten kommt hinzu: Die Menschen, die eine Aufgabe täglich erledigen, wissen am besten, wo KI hilft und wo sie stört. Diese Erfahrung haben wir auch in Projekten der Sozialwirtschaft gemacht, etwa bei der Integrationshilfe der Caritas.

Wer wir sind

bettersorted ist beim BAFA registrierter Berater und autorisierter INQA-Coach mit Schwerpunkt Digitalisierung und KI, Sitz in Schwerin und Mitgründer des Netzwerks KI|werk MV. Wir haben unter anderem das DRK Mecklenburg-Vorpommern bei der strategischen KI-Einführung und die Pumpenallianz Nord in einer KI-Beratung begleitet.

Beispiel: KI-Telefonassistent als INQA-Thema

Ein Handwerksbetrieb möchte verpasste Anrufe reduzieren. Im INQA-Coaching geht es nicht um die Auswahl einer Software, sondern um die Arbeit drumherum: Welche Anrufe übernimmt künftig ein Assistent? Wie erfährt das Team von Anliegen? Wer ruft zurück? Wie verändert sich die Arbeit im Büro? Das Lab-Team entwickelt die Abläufe, erprobt sie und wertet sie aus. Die Software selbst finanziert der Betrieb.

Voraussetzungen in Kürze

• KMU mit weniger als 250 Beschäftigten und höchstens 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme
• Seit mindestens zwei Jahren am Markt
• Mindestens eine sozialversicherungspflichtige Vollzeitstelle
• Noch nicht an INQA-Coaching teilgenommen
• Auch freie Berufe und gemeinnützige Unternehmen sind förderfähig

Alle Details: INQA-Coaching: Voraussetzungen und Ablauf.

Wie Sie das passende Thema finden

1. Mit der Geschäftsführung und zwei, drei Beschäftigten die größten Belastungen im Arbeitsalltag sammeln.
2. Prüfen, welche davon mit Digitalisierung oder neuer Arbeitsorganisation zusammenhängen.
3. Ein Thema wählen, das in sieben Monaten sichtbare Ergebnisse bringen kann.
4. Ziele formulieren, die das Team versteht – etwa „Rückrufe innerhalb eines Tages“ statt „Prozessoptimierung“.
5. Mit der INQA-Beratungsstelle in der Erstberatung abstimmen.

Über bettersorted

bettersorted ist ein KI-Beratungs- und Automatisierungsunternehmen aus Schwerin. Wir sind beim BAFA registrierter Berater, autorisierter INQA-Coach und Mitgründer des Netzwerks KI|werk MV; unsere Praxis kommt aus Sozialwirtschaft, Handwerk und Mittelstand. Unsere Lösungen laufen auf Servern in Deutschland, mit einsehbaren Workflows statt Blackbox.

Häufig gestellte Fragen

Welche Themen werden im INQA-Coaching gefördert?

Personalpolitische und arbeitsorganisatorische Veränderungen im Zusammenhang mit der digitalen Transformation – etwa KI-Einführung, digitale Abläufe, Arbeitsorganisation, Wissenssicherung und Fachkräftebindung.

Kann man mit INQA-Coaching die Einführung von KI fördern lassen?

Ja, wenn es um die Veränderung von Arbeit und Organisation geht und die Beschäftigten beteiligt werden. Die KI-Software selbst wird nicht gefördert.

Wie oft kann ein Unternehmen INQA-Coaching nutzen?

Nur einmal. Unternehmen, die bereits an INQA-Coaching teilgenommen haben, sind nicht erneut förderfähig.

Kann man im INQA-Coaching mehrere Themen bearbeiten?

Ja, innerhalb des einen geförderten Coachings können mehrere zusammenhängende Arbeitspakete bearbeitet werden – solange der Rahmen von bis zu zwölf Beratungstagen und sieben Monaten eingehalten wird.

Stand: Oktober 2026. Maßgeblich ist allein die jeweils gültige Fassung der Förderrichtlinie.